No local de trabalho, muitas vezes, o trabalho da equipa é dominado, coordenado e acompanhado, através da realização de uma reunião. No entanto, muitas vezes, é difícil evitar reuniões demoradas e ineficientes, e muitos trabalhadores de escritório até consideram que as reuniões impedem o progresso do trabalho. A falta de preparação e de clareza do objectivo das reuniões, forma de comunicação e negociação ineficazes, entre outros, afectam a eficiência das reuniões, e a agenda das mesmas é sempre um dos factores ignorados.
As reuniões têm como objectivo coordenar e integrar as opiniões de vários departamentos, incluindo os conceitos, práticas, sugestões, entre outros, a fim de se chegar a uma conclusão efectiva. No entanto, durante as reuniões, muitas vezes, vários departamentos apresentam falta de organização nas suas próprias ideias, conteúdos desordenados, o que leva a perda de muito tempo e a falta de resultados.
Na programação neurolinguística, fornece-se a seguinte estratégia de reuniões concisa, concebida pela Disneylândia, que pode aperfeiçoar a eficiência das reuniões, desde que seja seguida:
O moderador das reuniões divide previamente os participantes em três categorias a seguir, de acordo com as suas funções:
- Sonhador: Aquele que concebe várias ideias e apresenta soluções para resolver os problemas.
- Realista: Aquele que sabe organizar o pessoal ou departamentos para execução do trabalho.
- Critico: Aquele que sabe examinar em pormenor as soluções e aponta o que pode ser melhorado.
Nas reuniões, o ponto crucial reside na seguinte ordem: o sonhador, o realista e o crítico. Relativamente a um assunto, só se pode permitir que uma pessoa de uma categoria apresente as suas ideias uma única vez. Seguidamente, a pessoa da categoria seguinte procede ao seu trabalho em relação ao conteúdo das ideias apresentadas anteriormente. Por exemplo, o sonhador apresenta algumas ideias; o realista fornece as propostas viáveis em relação às ideias; o crítico apresenta a melhoria, após a integração das ideias e das propostas. Foca-se apenas um âmbito de cada vez. Desde que todos os temas sejam bem divididos e passo a passo, podemos obter com eficiência e em pouco tempo algumas sugestões úteis e propostas perfeitas, criativas e pragmáticas.
Nas próximas reuniões, tente utilizar esta forma para melhorar a eficiência das suas reuniões!
O presente texto foi cedido pelo Centro de Formação Programação Neurolinguística de Macau