Sistema de gestão de documentos oficiais e de processos
I. Funções e objectivos do sistema
O Sistema de gestão de documentos oficiais e de processos (adiante designado por sistema de documentos oficiais) é um sistema da plataforma uniformizada a utilizar pelos serviços para gerir o envio e recepção de documentos oficiais no seio do Governo da RAEM, fazendo uso da computação em nuvem. As suas funções abrangem operações no âmbito da elaboração de documentos oficiais, de autorizações de chefias e dirigentes, gestão relativa ao envio e recepção e circulação interna de documentos oficiais, bem como encriptação de documentos classificados como segredo, concretizando a digitalização de todos os procedimentos de documentos oficiais.
A utilização do sistema de documentos oficiais para o envio e recepção de documentos oficiais que circulam entre os serviços do Governo da RAEM e para a circulação interna dos mesmos não apenas reduz o uso de papel, como eleva a eficácia do circuito documental e o nível de segurança da confidencialidade, contribuindo para o rastreamento e gestão de documentos oficiais.
II. Serviços abrangidos
Com a entrada em vigor da Lei de Governação Electrónica em 27 de Setembro de 2020, todos os serviços e entidades públicos (adiante designados por serviços), incluindo o Gabinete do Chefe do Executivo, os Gabinetes e serviços administrativos de apoio aos titulares dos principais cargos, as pessoas colectivas de direito público e os institutos públicos, os Serviços de Apoio aos órgãos legislativo, judiciário e de procuradoria, e, ainda, os organismos consultivos criados pelo Governo da RAEM, devem usar o sistema de documentos oficiais para o envio e recepção dos documentos oficiais.
III. Documentos oficiais abrangidos
O envio e recepção de todos os ofícios e oficio-circulares entre os serviços devem ser geridos pelo sistema de documentos oficiais. É possível o simultâneo envio ou recepção de documentos electrónicos constantes dos anexos, podendo estes constar em diversos formatos, tais como PDF, Word, Excel e Powerpoint. No entanto, excluem-se os seguintes tipos de documentos (podendo estes continuar a ser divulgados junto a ofícios em suporte de papel):
- Anexos físicos, como por exemplo, cartaz publicitário, publicação, lembrete, e.o.;
- Documentos originais constantes de anexos que, de acordo com a lei, devem ser enviados em suporte de papel, como por exemplo, documentos cuja tipologia obrigue o suporte de papel, documentos a ser enviados com aposição de carimbo, e.o.
IV. Descarregamento do manual de utilizador/guia de operação
V. Pedido de ajuda ou apresentação de feedback
Tel.: 8987 1923
E-mail: info.dage@safp.gov.mo