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公文及卷宗管理系統

一、 新系統的功能和目的

《公文及卷宗管理系統》(以下簡稱“新系統”)是特區政府內部不同部門利用雲端技術在共通平台上共同的一套公文收發管理系統。現時,它的功能已涵蓋公文的製作、各級主管、領導的審批、公文的發出及收件管理等不同操作。特區政府各部門使用新系統收發部門間相互往來的公務文書,不僅有助減少用紙和提升公文傳遞的效率,也將節省派遞公文的人力資源。

二、 適用部門

2020 年 9 月 27 日《電子政務》法生效起,所有公共部門和實體(以下簡稱“部門”),包括行政長官辦公室、主要官員的辦公室及行政輔助部門、公法人及公務法人,立法、司法及檢察機關的行政輔助部門、特區政府所設諮詢組織,都須使用新系統收發非審批性公文。

三、 適用的公文

所有部門間往來的非保密性公函及傳閱公函都須經新系統進行收發管理,包括各類申請審批意見的公函、審批結果通知公函等,但不包括涉及預防犯罪或行使偵查職權,以及以警察當局身份或協助司法當局作出行為的公函。

公函的附件可以是PDF、Word、Excel、Powerpoint等各種不同的電子文件一併收發。但倘屬以下類型,則除外(即可仍以紙本公函形式發出):

1. 各類實物型附件,例如:宣傳海報、書刊、紀念品……等;

2. 法律規定必須以紙本正本方式傳送的附件,例如規定以紙張為載體的文件、所傳送的文件蓋有鋼印等;

3. 附件為保密文件。

4. 與預防犯罪或行使偵查職權的相關,如按法院或檢察院要求提交涉及訴訟或司法程序的文件。

四、 下載用戶手冊/操作指南

五、 求助或反饋意見

電話:8987 1923

電郵:info.dage@safp.gov.mo

 

“公文及卷宗管理系統” (第二階段)